Assistent der Geschäftsleitung (m/w/d)

EInleitung:

Die von unserer Institutspolitik abgeleitete Zielsetzung dieser Stelle ist das Erreichen der Kundenzufriedenheit 
durch qualitäts- und termingerechte sowie wirtschaftliche Auftragsabwicklung in nachfolgend aufgeführten 
Tätigkeitsbereichen. 
Der Stelleninhaber hat bei der Zusammenarbeit mit seinen Kunden darauf zu achten, ob für sie weitere 
Dienstleistungen anderer IFU-Stellen von Interesse sind. Entsprechende Kontakte sind herzustellen. 
Hauptaufgaben sind die eigenverantwortliche Planung, Abwicklung und Nachbereitung von Projekten,
die in enger Abstimmung mit der Geschäftsleitung festgelegt werden: 

• Sekretariatsaufgaben
  
  • Telefonzentrale
  • Bearbeitung eingehenden und ausgehenden Sendung (Briefe, Pakete, etc.)
  • Erledigung des allgemeinen Schriftverkehrs
  • Unterstützung des Bestellsystems
  • Dokumentenarchivierung
• Vorbereitung und Nachbereitung von Buchungsvorgängen verschiedenster Art
  
  • Lieferschein und Rechnungserstellung
  • enge Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro hinsichtlich der kaufmännischen Buchungen
    
• Gesamtmanagement der IFU-Veranstaltungen (Seminare, Workshops, etc.)
  
  • Vorbereitungen (Einladungen, Erstellung der Hand-Outs, Catering-Vorbereitungen, etc.)
  • Unterstützung bei der Durchführung der Seminare (Teilnehmerbetreuung)
  • Nachbereitung, Auswertungen
  • Terminplanung der Angebote
  • Abstimmung mit den Referenten (Termine, Betreuung, etc.)

Zusatzaufgaben gemäß Managementsystem:

• Aktive Mitarbeit an der ständigen Verbesserung jeglicher Prozesse, Arbeiten, technischen 
  Ressourcen sowie bei der Planung und Umsetzung der Abteilungs- und Institutsziele 
• Einhaltung umwelt- und sicherheitstechnischer Anforderungen 
• Unterstützung der Mitarbeiter anderer Abteilungen nach Abstimmung mit der Geschäftsleitung
  
  Im Sinne der Assistenz des Geschäftsführers kann der Stelleninhaber von der Geschäftsleitung unter der 
  Berücksichtigung der Qualifikation direkt weitere Aufgaben und Projekte zugewiesen bekommen.

Befugnisse sind:

• Zeichnung von Schriftwechsel (i.A. = im Auftrag)
• Auslösen von Bestellungen für Hilfs- und Betriebsstoffe, Arbeitsmittels für den täglichen Bedarf (Papier, Druckertoner, Bürobedarf, etc.) bis zu einem Gesamtwert von 500,00 € 
• Erstellen von Angeboten und Bestätigung von Aufträgen bis zu einem Umfang von 2.500,00 € Bei höherem Wertumfang hat eine Gegenprüfung mit Freigabeabzeichnung durch den Geschäftsführer zu erfolgen.
• Verwaltung der IFU-Handkasse mit einem maximalen Barbetrag von 1.000,00 €
• Durchführung des Online-Banking mit maximal 50.000,00 € je Vorgang

Unser Angebot:

• Es handelt sich um eine „Halbtagsstelle“ mit 20 Stunden Umfang pro Woche, entsprechend täglich (Mo. bis Fr.) 4 Std.
• Bei Bedarf (bei Veranstaltungen, Seminaren, etc.) wird eine gewisse Arbeitszeitflexibilität vorausgesetzt (selbstverständlich mit Ausgleich).
• Die Vergütung richtet sich nach Industrie-Standard und ist verhandelbar.

Bitte aussagekräftige Bewerbungsunterlagen an (gerne per Email: waibel@ifu-online.de):

Institut für Umformtechnik der mittelständischen Wirtschaft GmbH
Herr Dipl. Ing. Hans-Joachim Waibel
Lutherstraße 13
58507 Lüdenscheid

Tel. 02351 / 1064 - 206